Politika zasebnosti – Fajl
Različica 1.0 · velja od 13. 10. 2026
1. Kdo smo in v kateri vlogi obdelujemo podatke
Storitev Fajl zagotavlja Urban Rotar, s.p., Glavarjeva ulica 12A, 1000 Ljubljana, matična številka 8266999000, davčna številka 33076391 (v nadaljevanju: mi). Kontakt za varstvo osebnih podatkov: podpora@fajl.si.
Pri Fajlu nastopamo v dveh vlogah:
- Upravljavec – za podatke o uporabnikih Fajla (odvetniki in njihovi sodelavci), o naročnini in o uporabi storitve. Za te podatke velja ta politika.
- Obdelovalec – za podatke, ki jih odvetnik vnese o svojih strankah in zadevah (stranke, spisi, postavke, obračuni, naroki). Upravljavec teh podatkov je odvetnik oziroma pisarna; mi jih obdelujemo samo po njegovih navodilih na podlagi pogodbe o obdelavi osebnih podatkov (priloga k pogojem uporabe). Stranke odvetnika svoje pravice uveljavljajo pri odvetniku; pri tem mu pomagamo.
2. Katere podatke obdelujemo kot upravljavec, zakaj in kako dolgo
| Podatki | Namen | Pravna podlaga (GDPR) | Hramba |
|---|---|---|---|
| Ime, priimek, e-pošta, geslo (samo zgoščeno), naziv pisarne, vloga v pisarni | uporabniški račun, prijava, vabila članov | pogodba (6/1/b) | do izbrisa računa + 60 dni |
| Podatki pisarne za račun (naziv, naslov, davčna, matična, TRR), paket, plačila | naročnina, izdaja računov | pogodba (6/1/b), zakonska obveznost (6/1/c) | računi 10 let (ZDDV-1), ostalo do prenehanja + 60 dni |
| Časovni žig strinjanja s pogoji in različica | dokaz sklenitve pogodbe | zakoniti interes (6/1/f) | do prenehanja + 5 let |
| Sporočila podpori in prijave napak | odgovor, odprava napak, baza znanja (brez osebnih podatkov) | pogodba (6/1/b), zakoniti interes (6/1/f) | 2 leti po zaprtju zadeve |
| Tehnični dnevniki (čas prijave, naprava, napake v aplikaciji brez vsebine obrazcev in brez e-poštnih naslovov) | varnost, preprečevanje zlorab, odprava napak | zakoniti interes (6/1/f) | do 90 dni |
| Naročnine na obvestila na napravi (push) | obvestila, ki jih uporabnik vklopi | privolitev (6/1/a) – preklic v Profilu | do preklica |
| Sistemska e-pošta (potrditev, geslo, povzetek, opozorila) | delovanje storitve | pogodba (6/1/b) | evidenca pošiljanja 1 leto |
Podatkov ne prodajamo, ne uporabljamo za oglaševanje in ne profiliramo. Avtomatiziranega odločanja s pravnimi učinki ni. Tržnih sporočil brez vaše privolitve ne pošiljamo.
3. Kje so podatki in kdo jih obdeluje za nas (podobdelovalci)
Baza podatkov je v EU (Frankfurt). Za delovanje uporabljamo naslednje ponudnike; z vsemi imamo pogodbe o obdelavi, prenosi izven EGP pa temeljijo na okviru EU-ZDA za zasebnost podatkov (DPF) ali standardnih pogodbenih klavzulah (SCC).
| Ponudnik | Namen | Lokacija podatkov | Podlaga za prenos |
|---|---|---|---|
| Supabase Pte. Ltd. (Singapur) | baza podatkov, prijava, shranjevanje dokumentov | EU – Frankfurt (AWS eu-central-1) | SCC |
| Vercel Inc. (ZDA) | gostovanje aplikacije | izvajanje v EU – Frankfurt (fra1); omrežje za dostavo vsebin globalno | DPF, SCC |
| Plus Five Five, Inc. – Resend (ZDA) | pošiljanje sistemske e-pošte | pošiljanje iz EU (Irska), hramba sporočil v ZDA | DPF, SCC |
| Functional Software, Inc. – Sentry (ZDA) | zaznavanje napak (brez osebnih podatkov iz vsebine) | EU – Nemčija | DPF, SCC |
| Better Stack, Inc. (ZDA) | spremljanje dosegljivosti (brez osebnih podatkov) | pretežno EU | DPF, SCC |
| GitHub, Inc. (ZDA) | hramba šifriranih dnevnih varnostnih kopij, 30 dni (GitHub nima ključa za dešifriranje) | ZDA | DPF |
Seznam podobdelovalcev objavljamo na fajl.si/zasebnost; o spremembah vas obvestimo vnaprej (glej pogodbo o obdelavi).
4. Piškotki in shranjevanje v napravi
Uporabljamo samo shranjevanje, ki je nujno za delovanje storitve, ki ste jo zahtevali; zanj po 225. členu ZEKom-2 privolitev ni potrebna. Analitičnih in oglaševalskih piškotkov ne uporabljamo.
| Ime | Vrsta | Namen | Trajanje |
|---|---|---|---|
sb-<projekt>-auth-token (lahko razdeljen na več delov) |
piškotek, app.fajl.si | prijavna seja | do odjave oziroma poteka seje |
fajl.cakalnica.v1 |
lokalna shramba brskalnika | vnosi, zabeleženi brez povezave, do pošiljanja | do uspešnega pošiljanja |
fajl.vnos.osnutek.v1 |
lokalna shramba | nedokončan vnos v Hitrem vnosu | 12 ur |
fajl.vnos.stoparica.v1 |
lokalna shramba | tekoča štoparica | do ustavitve |
5. Varnost
Povezave so šifrirane (TLS), baza in varnostne kopije so šifrirane v mirovanju, podatki pisarn so ločeni na ravni baze (pravila dostopa po pisarni), zaključeni obračuni so zaščiteni pred spremembami, dostop do produkcijskih sistemov imajo le avtomatizirani postopki z omejenimi pravicami in pooblaščena oseba ponudnika z dvostopenjsko prijavo. Podrobnosti so v prilogi pogodbe o obdelavi.
6. Vaše pravice
Imate pravico do dostopa, popravka, izbrisa, omejitve obdelave, prenosljivosti in ugovora obdelavi na podlagi zakonitega interesa ter pravico, da kadar koli prekličete privolitev. Večino podatkov lahko uredite ali izvozite sami v Nastavitvah; za ostalo pišite na podpora@fajl.si – odgovorimo najpozneje v enem mesecu.
Pritožbo lahko vložite pri Informacijskem pooblaščencu, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, gp.ip@ip-rs.si, 01 230 97 30, www.ip-rs.si.
7. Spremembe
O bistvenih spremembah te politike vas obvestimo po e-pošti in v aplikaciji. Prejšnje različice so dostopne na fajl.si/zasebnost.