Splošni pogoji uporabe storitve Fajl

Različica 1.0 · velja od 13. 10. 2026

1. Uvodne določbe

1.1 Ti splošni pogoji urejajo uporabo spletne storitve Fajl (fajl.si, app.fajl.si in mobilna različica), ki jo zagotavlja Urban Rotar, s.p., Glavarjeva ulica 12A, 1000 Ljubljana, matična številka 8266999000, davčna številka 33076391 (v nadaljevanju: ponudnik).
1.2 Fajl je namenjen odvetnikom, odvetniškim družbam in njihovim sodelavcem za beleženje opravil, pripravo obračunov nagrade in stroškov ter vodenje narokov. Storitev je namenjena izključno poslovni rabi; potrošniki v smislu zakona o varstvu potrošnikov je ne morejo naročiti.
1.3 Pogodba med ponudnikom in naročnikom je sklenjena, ko naročnik ob registraciji potrdi, da se strinja s temi pogoji. Sestavni del pogodbe sta politika zasebnosti (fajl.si/zasebnost) in pogodba o obdelavi osebnih podatkov (priloga k tem pogojem).

2. Pojmi

• Naročnik – odvetnik ali odvetniška družba, ki ustvari pisarno v Fajlu in je odgovorna za naročnino.
• Uporabnik – vsaka oseba, ki jo naročnik doda kot člana pisarne (lastnik, odvetnik, administracija).
• Podatki naročnika – vsi podatki, ki jih uporabniki vnesejo v Fajl (stranke, spisi, postavke, obračuni, naroki, dokumenti).
• Obračunsko obdobje – mesec ali leto, za katero je plačana naročnina.

3. Registracija in uporabniški račun

3.1 Naročnik ob registraciji navede resnične podatke in jih posodablja.
3.2 Vsak uporabnik ima svoj račun; deljenje prijavnih podatkov med osebami ni dovoljeno. Naročnik odgovarja za ravnanje uporabnikov, ki jih doda, in za njihove pravice v pisarni.
3.3 Uporabnik varuje geslo in ponudnika nemudoma obvesti o sumu zlorabe računa.

4. Brezplačni preizkus

4.1 Nova pisarna lahko Fajl 14 dni brezplačno uporablja z vsemi funkcijami, brez plačilnega sredstva in brez obveznosti.
4.2 Po poteku preizkusa naročnik izbere paket. Če ga ne izbere, je vnos onemogočen, podatke pa lahko še 60 dni pregleduje in izvozi; nato se izbrišejo (točka 8).

5. Paketi in cene

5.1 Paketi:

Podroben obseg funkcij posameznega paketa je objavljen na fajl.si/cene.
5.2 Cene ne vključujejo DDV. Ponudnik ni zavezanec za DDV, zato DDV ni obračunan (1. odstavek 94. člena ZDDV-1). Če ponudnik postane zavezanec za DDV, se DDV po veljavni stopnji obračuna dodatno; ponudnik naročnika o tem obvesti najmanj 30 dni prej.
5.3 V paketu Start je lahko hkrati aktivnih največ 30 spisov (zaključeni spisi se ne štejejo). Ko je meja dosežena, novega spisa ni mogoče odpreti; vnos in obračuni na obstoječih spisih delujejo naprej.
5.4 Ponudnik lahko cene spremeni z obvestilom najmanj 30 dni prej; nova cena velja od naslednjega obračunskega obdobja. Naročnik, ki se s spremembo ne strinja, lahko naročnino odpove pred njeno uveljavitvijo.
5.5 Posebni dogovori (npr. ponudba prvim naročnikom z zamrznjeno ceno) se sklenejo pisno in veljajo za znesek brez DDV.

6. Plačilo

6.1 Naročnina se plača vnaprej za celotno obračunsko obdobje na podlagi računa, ki ga ponudnik pošlje po e-pošti (s kodo UPN QR). Rok plačila je 8 dni od izdaje računa.
6.2 Pri letni naročnini se odvetnik, dodan med letom, zaračuna sorazmerno do konca obdobja; odstranjen odvetnik se upošteva od naslednjega obdobja, brez vračila.
6.3 Če račun ni plačan v roku, ponudnik po 7 dneh pošlje opomin. Če tudi 30 dni po roku ni plačan, lahko ponudnik pisarno omeji na pregled in izvoz podatkov, dokler dolg ni poravnan. Ponudnik lahko zaračuna zakonite zamudne obresti.
6.4 Od uvedbe plačila s kartico se lahko naročnina plačuje tudi s kartico; pogoje plačilnega posrednika sprejme naročnik neposredno.

7. Trajanje in odpoved

7.1 Naročnina se samodejno podaljšuje za enako obračunsko obdobje.
7.2 Naročnik lahko naročnino kadar koli odpove v aplikaciji (Nastavitve › Naročnina) ali po e-pošti na podpora@fajl.si. Odpoved učinkuje ob koncu tekočega obračunskega obdobja; že plačana naročnina se ne vrača.
7.3 Ponudnik lahko pogodbo odpove z odpovednim rokom 60 dni. Ob hujši kršitvi pogojev (točka 10) jo lahko odpove takoj, če naročnik kršitve ne odpravi v 15 dneh po opozorilu, pri zlorabi, ki ogroža storitev ali druge naročnike, pa brez opozorila.
7.4 Ob prenehanju pogodbe veljajo pravila o podatkih iz točke 8.

8. Podatki naročnika

8.1 Podatki naročnika so last naročnika. Ponudnik jih obdeluje samo za zagotavljanje storitve, po navodilih naročnika in v skladu s pogodbo o obdelavi osebnih podatkov.
8.2 Naročnik lahko podatke kadar koli izvozi v strojno berljivi obliki (CSV/JSON) ter obračune kot PDF in DOCX; izvoz je na voljo v vseh paketih in tudi po poteku preizkusa ali naročnine.
8.3 Po prenehanju naročnine ali preizkusa ponudnik podatke hrani še 60 dni, da jih naročnik lahko izvozi ali obnovi naročnino; nato jih izbriše. Iz šifriranih varnostnih kopij se izbrišejo najpozneje v 30 dneh po izbrisu. Naročnik lahko zahteva takojšen izbris.
8.4 Podatke, ki jih ponudnik potrebuje za izpolnitev zakonskih obveznosti (npr. izdani računi za naročnino), hrani toliko časa, kot zahteva zakon.

9. Poklicna tajnost in zaupnost

9.1 Ponudnik se zaveda, da podatki naročnika vsebujejo podatke, ki jih odvetnik varuje kot odvetniško tajnost (6. člen Zakona o odvetništvu). Ponudnik in vse osebe, ki zanj delajo, jih varujejo kot tajnost, tudi po prenehanju pogodbe.
9.2 Ponudnik do vsebine podatkov naročnika dostopa samo, kadar je to nujno za odpravo napake ali na zahtevo naročnika (podpora), v najmanjšem potrebnem obsegu, in vsak tak dostop evidentira.

10. Obveznosti naročnika

Naročnik in uporabniki:

• uporabljajo Fajl v skladu z zakonom, poklicnimi pravili in temi pogoji;
• za podatke svojih strank, ki jih vnesejo, zagotavljajo zakonito podlago (naročnik je upravljavec teh podatkov);
• ne poskušajo dostopati do podatkov drugih pisarn, obiti omejitev paketa ali varnostnih ukrepov, ne preobremenjujejo storitve s samodejnimi zahtevami in ne vnašajo zlonamerne kode;
• pred izdajo računa preverijo obračun (točka 12).

11. Delovanje storitve in podpora

11.1 Ponudnik si prizadeva, da je Fajl na voljo vsaj 99 % časa v mesecu, a razpoložljivosti ne jamči. Načrtovana vzdrževanja izvaja praviloma zunaj delovnega časa in jih napove v aplikaciji.
11.2 Vnosi, opravljeni brez povezave, se shranijo v napravi in pošljejo ob vrnitvi povezave.
11.3 Podpora deluje po e-pošti na podpora@fajl.si. Prijave napak ponudnik obravnava in odpravlja v okviru razvoja storitve. Odziv praviloma v enem delovnem dnevu.
11.4 Ponudnik storitev razvija; funkcije lahko dodaja ali spreminja. Bistveno zmanjšanje funkcij plačljivega paketa napove najmanj 30 dni prej; naročnik ima v tem primeru pravico do odpovedi in vračila sorazmernega dela vnaprej plačane naročnine.

12. Izračuni po tarifi

12.1 Fajl izračunava nagrado in stroške po Odvetniški tarifi, urni postavki ali pavšalu na podlagi podatkov, ki jih vnese uporabnik, in veljavne tarife, ki jo vzdržuje ponudnik. Izračun je pripomoček; za pravilnost obračuna, ki ga naročnik izda stranki, odgovarja naročnik.
12.2 Fajl ne izdaja računov; obračun je priloga k računu, ki ga naročnik izda v svojem programu.
12.3 Ponudnik napako v izračunu, ki mu je prijavljena ali jo odkrije sam, odpravi brez nepotrebnega odlašanja in obvesti naročnike, na katere bi lahko vplivala.

13. Odgovornost

13.1 Ponudnik odgovarja za škodo, ki jo povzroči s kršitvijo pogodbe, največ do zneska naročnine, ki jo je naročnik plačal v 12 mesecih pred škodnim dogodkom.
13.2 Ponudnik ne odgovarja za posredno škodo, izgubljeni dobiček ali škodo zaradi nepravilnih vnosov, nepreverjenih obračunov, izpada internetnih ali tujih storitev, na katere nima vpliva, ali višje sile.
13.3 Omejitve iz tega člena ne veljajo za škodo, povzročeno namenoma ali iz hude malomarnosti, ter za kršitve varstva osebnih podatkov, kjer odgovornost določa zakon.

14. Intelektualna lastnina

14.1 Programska oprema, blagovna znamka Fajl, oblikovanje in dokumentacija so last ponudnika. Naročnik pridobi neizključno, neprenosljivo pravico uporabe za čas trajanja naročnine.
14.2 Predloge in pripombe, ki jih naročnik posreduje, lahko ponudnik uporabi za izboljšanje storitve brez nadomestila.

15. Spremembe pogojev

15.1 Ponudnik lahko pogoje spremeni. O bistvenih spremembah obvesti naročnike po e-pošti in v aplikaciji najmanj 30 dni pred uveljavitvijo. Naročnik, ki se s spremembo ne strinja, lahko pred njeno uveljavitvijo odpove naročnino z vračilom sorazmernega dela vnaprej plačane naročnine.
15.2 Veljavna in prejšnje različice pogojev so objavljene na fajl.si/pogoji. Fajl ob registraciji zabeleži, s katero različico se je uporabnik strinjal.

16. Končne določbe

16.1 Za pogodbo velja pravo Republike Slovenije. Spore rešuje stvarno pristojno sodišče v Ljubljani.
16.2 Če je posamezna določba neveljavna, to ne vpliva na veljavnost ostalih.
16.3 Kontakt: podpora@fajl.si · Urban Rotar, s.p., Glavarjeva ulica 12A, 1000 Ljubljana.

Priloga: Pogodba o obdelavi osebnih podatkov (pogodba-o-obdelavi.md).